公牍版头、主体、版记中常见错误例析

本文摘要：《党政机关公牍处置惩罚事情条例》（中办发〔2012〕14号，以下简称“新《条例》”）和《党政机关公牍花样》（GB/T9704—2012，以下简称“新《花样》”），均从2012年7月1日开始实施，至今已有一段时间了，实践中却仍存在不少从花样到内容的不规范之处，造成公牍写作的杂乱状况。本文试对公牍写作中的常见错误举行分析。 一、版头部门版头部门包罗份号、密级和保密期限、紧迫水平、发文机关标志、发文字号、签发人等要素。版头部门常会泛起发文字号编写方面的错误。

《党政机关公牍处置惩罚事情条例》（中办发〔2012〕14号，以下简称“新《条例》”）和《党政机关公牍花样》（GB/T9704—2012，以下简称“新《花样》”），均从2012年7月1日开始实施，至今已有一段时间了，实践中却仍存在不少从花样到内容的不规范之处，造成公牍写作的杂乱状况。本文试对公牍写作中的常见错误举行分析。

一、版头部门版头部门包罗份号、密级和保密期限、紧迫水平、发文机关标志、发文字号、签发人等要素。版头部门常会泛起发文字号编写方面的错误。发文字号是发文机关为其制发的公牍所体例的顺序代码，由发文机关代字、年份和发文顺序号三部门组成。

（一）发文机关代字易混淆发文机关代字是发文机关名称的简缩语，应选用发文机关名称中最能反映机关属性的字词作为本机关的代字。好比，宁波市人民政府制发的公牍，发文机关代字为“甬政”；宁波市教育局制发的公牍，发文机关代字为“甬教”。

但若简缩不妥，就容易造成混淆，起不到应有的作用。好比，“鄞州高级中学”的发文机关代字就不能用“鄞中”而应用“鄞高中”，因为另有“鄞州中学”，用“鄞中”就不能分辨了。再如，“华东师范大学”的发文机关代字就不能用“华师大”而应用“华东师大”，因为另有“华中师范大学”“华南师范大学”。

（二）括号使用不妥新《花样》明确划定，“年份应标全称，用六角括号‘〔〕’括入”，如“甬教〔2013〕5号”。而像“×教（2013）第12号”中的年份使用圆括号标示，则是错误的，应改为“〔2013〕”。（三）序号编写不妥新《花样》明确划定，发文顺序号不编虚位（即1不编为01），不加“第”字。则上引“×教〔2013〕第12号”，就应去掉“第”字，改为“×教〔2013〕12号”。

二、主体部门主体部门由标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章、附注、附件组成。（一）标题拟写不妥1.文种错用。选择文种应当凭据行文目的和要求、文种的适用规模、行文关系来确定，不得混淆使用。

（1）请示与陈诉混用。请示与陈诉虽然都是上行文，可是二者有差别的用途和要求。请示“适用于向上级机关请求指示、批准”，必须事前行文，上级收到请示必须回复。陈诉“适用于向上级机关汇报事情、反映情况，回复上级机关的询问”，可以事中行文，也可以事后行文，不需要上级回复。

在写作中，请示与陈诉混用的例子如：①《××公司关于举行技术生意业务会开展技术协作运动的请示陈诉》，②《××学校关于购置冷冻机的陈诉》。从标题中的事由来看，都是请求上级批准某事项，因此应将①中的“陈诉”去掉，②中的“陈诉”改为“请示”。（2）请示与函错用。

请示是上行文，函是平行文；请示是向有隶属关系的上级机关请求批准，函可用于向平级或不相隶属机关请求批准。好比，北仑职业高级中学向北仑区教育局请求拨款制作宿舍楼，就应该用“请示”，因为北仑区教育局是北仑职业高级中学有隶属关系的上级机关；若向北仑区财政局请求拨款制作宿舍楼，就应该用“函”，因为北仑区财政局与北仑职业高级中学之间无隶属关系。

（3）批复与复函错用。批复是对请示的回复，由具有隶属关系的上级对下级使用；复函是对来函的回复，用于不相隶属的机关之间。好比，《宁波市人民政府关于同意制作水闸拨助经费的复函》，发文机关是宁波市人民政府，主送机关是北仑区人民政府，两者是具有隶属关系的上下级，所以正确的标题应该是《宁波市人民政府关于同意制作水闸拨助经费的批复》。

2.事由拟写不妥。公牍标题的事由是对公牍内容的高度归纳综合，要求准确、简练。常用的结构是“关于××××××的”。

有些公牍标题的事由部门表述繁复，意思含混或缺少“关于”二字。好比：①《××公司对非法倒卖修建质料的×××开除公职的通报》，②《××市安监局关于向各有关单元宣布全市宁静大检查的通知》。

①的错误是缺少“关于”二字，应补上；②的错误是表述繁复冗长，可改为《××市安监局关于开展全市宁静大检查的通知》。3.发文机关和事由位置颠倒。“发文机关名称+事由+文种”的结构顺序不行颠倒，如《关于××公司同意分厂建立销售部的批复》，应改为《××公司关于同意分厂建立销售部的批复》。

（二）主送机关拟写不妥主送机关是指公牍的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。1.主送多个机关。新《条例》划定，向上级机关行文“原则上主送一个上级机关，凭据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关”。

好比，《××职业学校关于解决学生宿舍建设资金的请示》，主送机关是“市人民政府、市教育局”，显然存在多头主送的错误，正确的主送机关应当只写“市教育局”。2.主送向导小我私家。新《条例》划定，“除上级机关卖力人直接交服务项外，不得以本机关名义向上级机关卖力人报送公牍”。

好比，《××电子工业学校关于解决教师体例问题的请示》，主送机关是“××局长”，应当改为“××教育局”。（三）正文拟写不妥1.缺少过渡句。过渡就是文章中前后内容、段落之间的衔接与转换，具有承上启下的作用。

如果没有过渡性的文字，段落的转换就会显得突兀，文章的意思也不会领悟。好比，一份集会通知，开头部门写明“凭据……拟召开××集会”，主体部门交接集会的时间、所在、内容、到场人员等。可是，在开头部门与主体部门之间缺少过渡性文字毗连，致使主体部门显得很不自然，正确做法是在“拟召开××集会”后面加上“现将有关事项通知如下”。

这样，开头部门与主体部门的衔接就自然了。2.引用公牍不妥。

回复性公牍的开头往往先引述来文，引述时应先引标题，后引发文字号。写作实践中，经常泛起回复性公牍不引述来文标题和发文字号的现象。如《××市文化局关于同意举行第十一届亚运会图片展览的批复》，正文开头第一句是“你们的请示收到了”，应改为“你馆××××年×月×日《关于举行第十一届亚运会图片展览的请示》（×文馆〔××××〕×号）收悉”。3.时间、数字使用不妥。

公牍中除习用语等用小写汉字外，大部门数字应使用阿拉伯数字。如“这一消息源于本市《晨报》九二年4月1日的一则‘愚人节特快报道’”，其中的日期混用汉字数字与阿拉伯数字，应改为“1992年4月1日”。

又如“在沿江四个村各建小型水闸壹座“，其中的“壹座”应改为“一座”。4.违反一文一事原则。新《条例》划定，请示应当一文一事；但在实际事情中，经常泛起一文多事的现象。

好比，某职业学校就解决学生宿舍楼建设资金问题向市教育局行请示文。正文中除请求解决学生宿舍楼建设资金外，还涉及该校图书馆尚未达标，希望上级部门予以支持的内容。

这就违反了请示一文一事的写作原则，正确的做法应该把后一件事删去，可另外行文请示。5.内容条理庞杂。公牍是为解决实际问题而撰写的，重在实用，所以看法要明确，条理要清晰。因此，公牍有着特殊的结构条理温顺序。

好比某通报的正文：“××制鞋有限公司恒久以来无后勤守卫规则，亦无向导同志值班制度，宁静治理杂乱。该公司前后有三大厂房，职工下班后，仅有一位年近七旬的老人值守，没有严格的规章制度和岗位责任制，使个体思想不康健的职工有机可乘，因而该公司的制品、半制品经常被盗，但始终未能引起该公司向导的足够重视。经查，十二月十七日晚发生的火灾完全是一起人为的事故，是严重的失职行为。为严肃纪律，我公司决议撤消该公司××总司理职务，扣发全年奖金。

”这则通报的正文序次很是杂乱，根据公牍的结构条理温顺序，应先写事实，再写评析，再写决议和要求。首先写“12月17日晚，××制鞋有限公司发生火灾。经观察，该火灾是一起人为事故。

”其次写“该公司恒久以来无后勤守卫规则……但始终未引起向导重视。”最后写“鉴于该公司向导没有做好宁静生产事情，且漠视组织划定，现决议撤消该公司××总司理职务，扣发全年奖金。

希望各分公司和分厂从中吸取教训。”6.竣事语运用不妥。

公牍的多数文种都有专门的竣事用语，但日常事情中常有乱用、错用竣事语的现象。好比，某请示的竣事语为“此致，敬礼”，在公牍中使用礼仪性祝颂语是大忌，应改为“以上请示当否，请批复”。又如，某复函的竣事语为“特此回复”，也不规范，应改为“特此函复”。

同理，批复的竣事语应为“特此批复”。三、版记部门版记部门包罗抄送机关、印发机关和印发日期等要素。（一）抄送给小我私家抄送机关是除主送机关外需要知晓公牍内容的其他机关。如果把抄送机关写成“××局长”等，就是错误的。

正确的做法应该是抄送给××局长所在的单元。（二）印发机关和印发日期不恰当印发机关和印发日期是指公牍的送印机关和送印日期。部门制发的公牍，其印发机关一般是部门的办公室。

好比，宁波市教育局发出的文件，印发机关不应写作“宁波市教育局”，而应该是“宁波市教育局办公室”。印发日期要用阿拉伯数字标注，不能用汉字标注。

另外需要特别注意的是，从2012年7月1日起，公牍不再标注主题词。参考文献：1 《中华人民共和国国家尺度党政机关公牍花样》（GB/TC9704—2012）。

2 张茂叶《党政机关公牍花样规范化十八题》，《秘书之友》2013第8期。3 刘文森《公牍花样国家尺度新议》，《秘书之友》2013年第10期。

（本文作者：曾芳芳 刊于《秘书》杂志2014年第4期。

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